Докладная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте образец

Как составить докладную записку о прогуле работника

» Трудовое право определяет прогул как отсутствие подчиненного на рабочем месте без уважительной причины не менее четырех часов подряд. Проступок является грубым нарушением трудового распорядка и влечет применение к провинившемуся вплоть до (ст. 81 ТК РФ). Чтобы привлечь нарушителя к ответственности за , необходимо подготовить пакет справок, подтверждающих проступок.

Неявка подчиненного фиксируется , составить который может работник предприятия: начальник подразделения, секретарь, табельщик и др. Документ составляется в свободной форме и содержит:

1. Ф. И. О. и должность работника, нарушившего дисциплину;
2. сведения об организации – полное наименование и реквизиты;
3. номер и дата составления – составить акт нужно в день неявки коллеги на работу;
4. дата и продолжительность его отсутствия;
5. Ф. И. О. и должности составителя акта и свидетелей – создается комиссия из трех и более коллег нарушителя.

Акт заполняется в двух экземплярах, подписывается нарушителем, составителем и свидетелями. Один экземпляр передается совершившему проступок, другой – дирекции.

Второй экземпляр акта об отсутствии коллеги на работе, письменное объяснение и докладная записка передаются директору.

ВАЖНО! Неправильное оформление процесса дисциплинарного взыскания дает право работающему отменить наказание в суде.

Докладная о прогуле – это документ, извещающий руководство о проступке подчиненного. Она не является обязательным шагом при оформлении процедуры дисциплинарного взыскания.

Подается служебная записка, как правило, в крупных организациях, т.к.

в силу большой численности работающих директор может не знать нарушителя лично. Докладная поможет в принятии объективного решения относительно меры наказания.

Составляется она при наличии доказательной базы нарушения после оформления акта и получения объяснений от коллеги.

Например, если подчиненный не смог документально подтвердить уважительную причину неявки либо отказался давать объяснения. Написать докладную записку о прогуле работника может начальник структурного звена, в котором трудится нарушитель.

Если он не составил справку, то взять на себя обязанность подготовить документ вправе другой работник. Если численность штата организации небольшая, эту функцию может выполнить секретарь, табельщик, специалист кадровой службы, отдела труда и заработной платы, штатный юрист или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство.

При подготовке необходимо придерживаться таких правил:

1. Срок подачи документа. После составления акта о неявке подчиненного начальник подразделения должен связаться с нарушителем и запросить обоснование причины отсутствия. С этой целью нарушившему направляется уведомление о предоставлении письменного объяснения и дается два дня на ответ. Если подчиненный отказывается объясняться, готовится акт об отсутствии и заверяется подписями свидетелей. После получения нужных справок незамедлительно составляется докладная и полный пакет передается руководителю.
2. Текст документа должен быть кратким и четким по содержанию.
3. Обязательна регистрация в журнале учета исходящей документации с указанием номера и даты составления.
4. Основные сведения. Записка должна содержать полную информацию об адресате, нарушителе, составителе: Ф. И. О., должности, наименование подразделений.

Допускается оформление в печатной форме или от руки.

Служебная записка о прогуле работника () заполняется в свободной форме на листе формата А4. Сверху справа указывается адресат. Ниже, посредине листа, прописывается наименование.

Основной текст документа условно делится на две части. В первой констатируется факт неявки: Ф. И. О. и должностное положение провинившегося, подразделение, место, дата, длительность отсутствия.

Если проступок коллеги повлек за собой материальные потери, информация об этом тоже указывается. Во второй части записки составитель просит применить взыскание за прогул, допускается предложение меры наказания. Внизу ставится Ф. И. О. и должность автора записки и дата ее составления.

Получив пакет документов, руководитель изучает их и выносит решение о наказании подчиненного за нарушение дисциплины. Мера взыскания может отличаться от предложенной в письме. Запускается процедура подготовки кадровых документов о взыскании.

Порядок привлечения к ответственности за проступок регулируется ст.

192 ТК РФ. Приказ о дисциплинарном взыскании издается на предприятии не позднее 30 дней с момента совершения проступка. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Руководитель организации может не иметь возможности вовремя подписывать документацию. В связи с этим применяется 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В нем содержатся сведения При покупке жилой недвижимости гражданин получает право на вычет.

Оно позволяет вернуть часть потраченных Индивидуальные предприниматели нанимают сотрудников по общим правилам. При заключении срочных соглашений существует ряд особенностей.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец в 2023 году

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком.

Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул.

Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

1. Вместе с этим бланком ответственные лица также составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.
2. После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.
3. Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни.

Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки.

В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины. В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания.

Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание.

В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого.

Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации. В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика.

Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка).

В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона. Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах. Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма.

В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги. Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О.

Все сведения записываются в дательном падеже.

Дальше посередине листа проставляется название документа.

Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные. Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т.

д. Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д. Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной.

Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение.

Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено.

Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления. Увольнение за прогул — это расторжение трудового договора за однократное грубое нарушение трудовой дисциплины.

Поскольку данная процедура является одним из видов дисциплинарного взыскания, любое несоблюдение норм, предписанных ТК РФ, может привести к восстановлению нарушителя на работе. С целью минимизировать нарушения при проведении данной кадровой процедуры Роструд опубликовал доклад.

В докладе рассмотрены в том числе вопросы, связанные с расторжением трудового договора в связи с прогулом. Увольнение за прогул — частое основание расторжения трудового договора по инициативе работодателя, но вследствие ошибок сотрудников кадровой службы есть большое количество проигранных компаниями судебных дел при данном виде увольнения.

Ошибки кадровиков способны привести к восстановлению сотрудника в должности. Как избежать этих ошибок? Что рекомендует делать Роструд при увольнении за прогул? Что суды признают незаконным по данному виду увольнения?

Давайте разберемся. Прогулом является отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, и отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Роструд в докладе отмечает, что отсутствие сотрудника на работе необходимо зафиксировать в письменном виде. Как правило, при прогуле составляется акт об отсутствии на рабочем месте. Он составляется в свободной форме и подписывается свидетелями, способными подтвердить отсутствие сотрудника.

В докладе говорится: «В составленном документе (например, акте об отсутствии на рабочем месте) должны быть указаны Ф.

И. О. работника, дата и время его отсутствия на работе, дата и время составления акта, Ф. И. О. работников, подписывающих акт». Сотрудника требуется ознакомить с ним под подпись.

Количество человек, подписывающих такой акт, нигде не указано, но по негласному правилу обычно подписывают трое.

Пример формы акта об отсутствии на рабочем месте: В случаях, когда сотрудник вернулся на рабочее место, но отказался расписываться в акте о его отсутствии, Роструд рекомендует составить акт об отказе от ознакомления с актом (с указанием даты, времени и места составления акта). С составленным актом об отказе от ознакомления работника следует ознакомить под подпись.

В случае отказа в акте необходимо сделать отметку об этом. Пример формы акта об отказе от ознакомления с актом об отсутствии на рабочем месте: Такие акты не упоминаются в порядке применения к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения, но суды требуют оформленных доказательств отсутствия. Только актов для увольнения за прогул недостаточно, и кадровику необходимо соблюсти процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, установленную ст.

193 Трудового кодекса:

1. соблюсти сроки;
2. запросить письменные объяснения;
3. издать приказ и ознакомить с ним увольняемого;
4. составить акт об отказе от ознакомления с приказом.

Роструд в своем докладе напоминает, что если причины отсутствия работодателем не выяснены и установленный порядок увольнения не соблюден, увольнение является незаконным.

Если судом установлено, что работник сознательно уклоняется от получения уведомления о предоставлении письменных объяснений, то увольнение признают законным.

Об этом свидетельствует апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 14.01.2016 по делу № 33-572/2016. Работник уволен за прогул. Основанием к увольнению истца послужили докладная записка начальника, акт об отсутствии на рабочем месте, телеграмма с требованием о предоставлении письменных объяснений по факту отсутствия на рабочем месте, акт о непредоставлении письменных объяснений.

Суд установил, что работодатель принимал все необходимые меры для получения письменных объяснений работником. В связи с вышеуказанной позицией судов необходимо запрашивать у работника письменные объяснения его отсутствия на рабочем месте всеми возможными способами:

1. позвонить ему при свидетелях и составить акт об этом; направить телеграмму.
2. направить уведомление о предоставлении объяснений почтой РФ заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении;
3. направить скан уведомления по корпоративной электронной почте;

На предоставление объяснений дается 2 рабочих дня. Если объяснения запрашиваются в период больничного, это является нарушением.

Например, нельзя увольнять работника 5 марта, если с 18 февраля по 4 марта он был на больничном (то есть этот период не являлся для него рабочими днями), а 19 февраля у него были запрошены объяснения по поводу отсутствия на работе 11 и 12 февраля (Определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 17 августа 2020 г. № 69-КГ20-3). Если работник не вернулся к исполнению обязанностей, днем увольнения должен стать последний день его работы, т.

е. день, предшествующий прогулу (апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2019 по делу № 33-43328/2019).

Например, если человек 10 февраля присутствовал на рабочем месте и больше не приходил на работу, то днем увольнения за прогул будет 10 февраля. Суды чаще всего восстанавливают работников, уволенных за прогул, если удастся доказать, что между ними и работодателем была договоренность о работе из дома, но не было оформленного дополнительного соглашения о дистанционной работе.

Пример — определение Первого кассационного суда общей юрисдикции № 88-25531/2020 от 30.11.2020. Работник в январе 2020 г. был принят на должность инженера-конструктора, в мае он несколько дней подряд отсутствовал на рабочем месте и был уволен за прогул.

Суды первых двух инстанций посчитали увольнение законным и не приняли во внимание аргумент работника о том, что по устному соглашению с работодателем он в течение всего периода работы выполнял свои должностные обязанности на дому.

Суды посчитали, что работник ввиду специфики своей должности не мог осуществлять должностные обязанности дома.

Кассационный суд указал, что необходимо изучить представленную переписку с непосредственным руководителем через «Скайп».

Суды первых двух инстанций вынесли решения на основании того, что трудовым договором рабочим местом указан офис компании. Решения судов первых двух инстанций о том, что увольнение за прогул законно, было отменено.

Таким образом, прежде чем оформить документы на увольнение, уточните у руководства, не было ли договоренности с работником о его временной работе из дома.

Если такая договоренность была и человек это докажет (например, перепиской в корпоративной почте), то суд восстановит его в должности.

До принятия закона об удаленке достаточно остро стоял вопрос о возможности увольнения дистанционного работника за прогул.

Большинство судов принимали решения о том, что отсутствие связи с работодателем можно расценить только как нарушение трудовой дисциплины, но не как прогул, который остался недоказанным, так как у такого сотрудника нет рабочего места (см.

апелляционное определение Волгоградского областного суда от 23.03.2018 по делу № 33-3223/2018). После появления закона об удаленке вопрос увольнения за прогул дистанционного работника станет менее актуальным, т.

к. появилась «комбинированная» дистанционная работа (офис и удаленка) и возможность увольнения по ч. 1 ст. 312. 8 ТК РФ в связи с отсутствием взаимодействия с работодателем более 2 рабочих дней подряд. Если в компании есть сотрудник, постоянно работающий дистанционно, то увольнять его за прогул не рекомендуется.

В апелляционном определении Московского городского суда от 24.11. 2020 по делу № 33-417067/2020 суд посчитал ссылку работника на то, что в обществе имелся заболевший коронавирусом коллега, в связи с чем истец посчитала возможным соблюдать режим самоизоляции и не выходить на работу, несостоятельным, поскольку представленными суду доказательствами подтверждено выполнение истцом трудовых обязанностей по иному месту работы, а относительно названного работника все требования в части охраны труда компанией-работодателем соблюдались. Если работник не представил больничный лист и нет приказа руководства, но он самовольно находится на самоизоляции без всяких на то оснований, то его допустимо уволить за прогул.

Увольнение за прогул связано с множеством нюансов, что подтверждается и докладом Роструда и судебной практикой, и эти нюансы нужно учитывать кадровику при оформлении документов.

1. Бесплатная загрузка
2. Проверено экспертом
3. Онлайн просмотр
4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Наравне с определением прогула закон четко обрисовывает ситуации, когда отсутствие работника на месте не может считаться прогулом.

Это:

1. вызов сотрудника в суд или правоохранительные органы;
2. сдача экзаменов, защита диплома и т.п.;
3. время, проведенное на больничном;
4. форс-мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, погодные условия и т.д.).

Эти и некоторые другие обстоятельства, приведшие к неявке сотрудника, при наличии соответствующих справок не могут служить признанием прогула. Также прогулом не считается невыход работника на работу вследствие неисполнения работодателем своих обязанностей, в частности, невыплате заработной платы в течение 15 дней и более (но только при условии предварительного уведомления работодателя). Сколько дней Чернобыльский отпуск?

Вопрос о том, кто обязан составить акт о прогуле, на законодательном уровне не регулируется. Это значит, что строго не определено конкретное должностное лицо, которое формирует документ. Из общей практики бумагу может оформить:

1. кадровый работник;
2. секретарь организации и т. п.
3. юрист организации;
4. коллега;
5. непосредственный руководитель отсутствующего работника;

Акт об отсутствии работника на месте работы содержит следующую информацию:

1. Ф.И.О., должности присутствующих в процессе составления сотрудников;
2. описание ситуации, связанной с нарушением;
3. указание длительности отсутствия работника.
4. наименование учреждения, адрес его местонахождения;
5. подписи всех указанных лиц, свидетельствующих о факте нахождения вне рабочего места;
6. Ф.И.О., должность лица, оформившего бумагу;
7. Ф.И.О., должность отсутствующего работника;
8. наименование документа;
9. номер по регистрации и дата формирования;

Дата оформления акта о прогуле совпадает с датой самого проступка, то есть составить документ нужно по факту нарушения.

Бланк следует подписать не менее чем двум свидетелям.

Это значит, что подписывает документ как его непосредственный составитель, так и еще как минимум два коллеги. В таком случае в процессе судебного разбирательства документ будет иметь большую юридическую значимость.

Работник, получивший дисциплинарное взыскание по материалам акта, может не согласиться и направить исковое заявление в суд, оспаривая факт прогула. В этом случае, если акт составлен с нарушениями, взыскание может быть отменено.

Еще одна причина, по которой бумага может утратить свою силу, — доказательство сотрудником уважительности причины отсутствия. Частыми ошибками при составлении акта являются:

1. отсутствуют удостоверяющие подписи свидетелей.
2. нет указания на период отсутствия (время ухода, прихода);
3. нет даты отсутствия;

Как правило, оформлением данного документа занимается либо специалист кадрового отдела, либо юрист, либо руководитель структурного подразделения, либо секретарь предприятия.

Для того, чтобы в дальнейшем к акту не было высказано никаких претензий, при его составлении должна присутствовать специально созданная комиссия из других сотрудников предприятия (два и более человек), которые своими подписями также удостоверяют факт отсутствия конкретного работника на рабочем месте. После написания акта он в обязательном порядке передается для ознакомления работнику, допустившему прогул, а также руководству. В последующем на основе акта составляется приказ о взыскании за отсутствие на рабочем месте.

Акт должен быть составлен не позднее, чем через месяц после зафиксированного прогула.

В противном случае, документ утрачивает юридическую силу. Жизненная ситуация может сложиться так, что работник вынужден отсутствовать на предприятии по независящим от него причин.

В этом случае говорить о прогуле нельзя, и за такую неявку на работу уволить его не получиться. В связи с этим, обнаружив отсутствие работника компании, ответственное лицо прежде всего должно попытаться с ним связаться и выяснить все обстоятельства и причины не появления сотрудника на месте. Использовать при этом можно все доступные средства связи — телефон, телеграмма, письмо, выезд к нему на дом.

Список причин, которые могут быть признаны уважительными, строго не закрепляется законодательством, к ним относятся:

1. Аварии транспортных средств на дорогах;
2. Стихийные бедствия и катастрофы;
3. Исполнение работающим на предприятии человеком гражданских или общественных обязанностей в предусмотренных законом случаях (вызов в качестве свидетеля, присяжного и т.д.);
4. Опоздание в связи с задержкой общественного транспорта.
5. Выход на работу сотрудника по старому графику, если он предварительно не был уведомлен об этом в письменном виде с обязательным проставлением визы.
6. Заболевание или травма сотрудника предприятия или членов его семьи;
7. Административное заключение;
8. Сдача крови в качестве донора;
9. Остановка выполнения трудовых обязанностей работником из-за невыплаты зарплаты более полугода при предварительном уведомлении руководства фирмы об этом.

Внимание!

Эти причины считаются уважительными, даже в ситуации когда сотрудник своевременно не смог сообщить о них в кадровую службу или иному ответственному лицу.

Однако, здесь существует требование закона, которые требует чтобы все эти причины были подтверждены соответствующими документами.

Если работник сразу не представил их, администрация самостоятельно должна запросить у него все эти бланки.

Споры и доказательная база(Пластинина Н.) («Трудовое право», 2020, N 5; «Административное право», 2020, N 2) Пример из практики.

Представленные работодателем в качестве доказательств: докладные и служебные записки, акт о появлении на рабочем месте Г. в состоянии алкогольного опьянения, приказ об отстранении от работы, акт о невозможности ознакомить Г. с данным приказом, акт об отсутствии работника Г.

на рабочем месте, акт служебного расследования по факту нахождения на рабочем месте с признаками алкогольного опьянения судом обоснованно признаны построенными на предположении и недостаточными для подтверждения нахождения истца в состоянии опьянения.

Учитывая, что достаточных доказательств нахождения Г. на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения работодатель не представил, суд пришел к обоснованному выводу о признании ее увольнения по пп.

«б» п. 6 ч. 1 ст. 81 незаконным, восстановлении на работе в прежней должности (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 06.09.

2017 по делу N 33-3489/2017 ).

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья: Увольнение за нетрезвость.

Споры и доказательная база(Пластинина Н.) («Трудовое право», 2020, N 5) Пример из практики.

Представленные работодателем в качестве доказательств: докладные и служебные записки, акт о появлении на рабочем месте Г.

в состоянии алкогольного опьянения, приказ об отстранении от работы, акт о невозможности ознакомить Г. с данным приказом, акт об отсутствии работника Г.

на рабочем месте, акт служебного расследования по факту нахождения на рабочем месте с признаками алкогольного опьянения судом обоснованно признаны построенными на предположении и недостаточными для подтверждения нахождения истца в состоянии опьянения. Учитывая, что достаточных доказательств нахождения Г. на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения работодатель не представил, суд пришел к обоснованному выводу о признании ее увольнения по пп.

«б» п. 6 ч. 1 ст. 81 незаконным, восстановлении на работе в прежней должности (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 06.09. 2017 по делу N 33-3489/2017 ).

Любой работодатель рано или поздно сталкивается с прогульщиками.

Если ущерба нанесено не было, прогул работнику «прощается». Однако если его отсутствие повлияло на нормальное функционирование компании, то она прибегает к крайней мере – увольнению за прогул.

Но, несмотря на очевидность прогула, суд часто восстанавливает прогульщика на работе.

Посмотрим, как исключить вероятность признания судом увольнения за прогул незаконным.

С ситуацией, когда сотрудник не вышел на работу по неуважительным причинам, сталкивается каждый работодатель.

Но не все могут правильно за это уволить. Судебная практика свидетельствует, что основанием для признания увольнения за прогул незаконным чаще всего становится нарушение ­процедуры увольнения. Разработаем инструкцию для этой процедуры.

Прогул – это однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, за которое работодатель может уволить такого сотрудника (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Уволенный имеет право оспорить расторжение трудового договора по этому основанию в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Чтобы исключить вероятность признания судом увольнения за прогул незаконным, работодателю необходимо соблюсти установленную процедуру на всех этапах ­увольнения по данному основанию.

Законом не регламентирован порядок обнаружения отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Это может сделать табельщик, непосредственный начальник или даже коллега отсутствующего работника. На практике отсутствие работника в начале рабочего дня практически никогда не означает начала прогула.

Он может опаздывать, либо согласовать свое отсутствие с руководителем, о котором не знает коллега, либо заболеть, либо быть срочно отправленным в командировку. В большинстве случаев довольно быстро удается установить (с помощью телефонного звонка, переписки по электронной почте и т.д.

), что он отсутствует на работе по уважительной причине. При установлении данного факта и отсутствии оснований для недоверия никаких последующих действий работодателю предпринимать не требуется.

По выходе на работу сотрудник, как правило, представляет оправдательный документ своего ­отсутствия ­(например, листок нетрудоспособности). Если же сведений о месте нахождения работника и причинах его отсутствия нет или есть информация о том, что причина невыхода на работу неуважительная, любой из обнаруживших факт отсутствия его на работе должен поставить в известность руководство организации. Это можно сделать как устно, так и письменно.

Например, в виде докладной записки, как показано в Примере 1. Пример 1. Докладная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте При наличии в организации журнала регистрации служебных / докладных записок подобную записку желательно зарегистрировать. Чтобы понять, что такое прогул, обратимся к подп.

«а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Так, прогул – это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как видите, для увольнения за прогул важно отсутствие сотрудника на работе более четырех часов подряд.

Поэтому следует правильно зафиксировать период отсутствия работника.

Для этого необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте. Причем сделать это нужно в тот же день, когда обнаружилось отсутствие работника. Составление документа «задним числом» в большинстве случаев признается ­судом ­недостоверным доказательством.

К сведению Обратите внимание на важный момент: работник, обращаясь в суд в целях признания незаконным увольнения за прогул, часто оспаривает сам период отсутствия.

Как правило, в акте фиксируется конкретное время составления документа и указывается период отсутствия сотрудника. Однако рабочий день разделяет обеденный перерыв, в который сотрудник вправе не находиться на рабочем месте.

Оспаривание часто строится на том, что на работе он был в начале дня, ушел незадолго перед обедом, а потом и пораньше с работы. Причем на работе его не было в определенные периоды, но все они составили менее четырех часов.

Следовательно, работодателем безосновательно применено основание для увольнения, т.к. отсутствие на работе менее четырех часов в соответствии с ТК РФ прогулом не является.

Чтобы исключить риск оспаривания сотрудником периодов отсутствия, желательно составить два акта.

Например, ближе к середине и к концу рабочего дня.

В своей совокупности они будут более четко фиксировать время отсутствия.

Форма акта трудовым законодательством не установлена, поэтому он может быть составлен в свободной форме.

Главное, чтобы из него явно следовал факт отсутствия сотрудника, время его отсутствия, время ­составления, не вызывал сомнений состав подписавших его лиц. По поводу последнего момента хотелось бы уточнить: закон не устанавливает, кто должен подписывать подобный акт.

В соответствии с общепринятой практикой составить его должны не менее трех человек.

Должности значения не имеют. Главное, чтобы они трудились вблизи рабочего места прогульщика и имели реальную возможность постоянно наблюдать за его пустующим рабочим местом. Тогда в случае спора документированный факт прогула не вызовет у суда сомнений в достоверности, в отличие, например, от ситуации, когда факт прогула работника цеха № 3 фиксируют работники цеха № 14.

Судебная практика Неправильно составленный акт – без подписей или без дат, без указания зафиксированного периода отсутствия работника – является основанием для признания увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным (апелляционное ­определение Красноярского краевого суда от 25.09.2013 по делу № 33-9133/13).

Кстати, если отсутствие на работе сотрудника длительное (более ­суток), то акты следует составлять ежедневно (Пример 2). Пример 2. Акт об отсутствии на рабочем месте Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности.

В частности, ­затребовать от ­работника объяснение по факту прогула. Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение.

Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную ­подпись (Пример 3). В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении.

Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д.

Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником. Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.

Пример 3. Требование о предоставлении письменного объяснения Если же работник отказывается получать уведомление на руки или расписываться в его получении, необходимо составить об этом акт (Пример 4).

При составлении акта желательно, чтобы все, кто его составлял, проставляли не только подписи, но и собственноручно писали свои инициалы и фамилии, а также дату. Это исключит сомнения в формализме и ­составлении документа «задним» числом в случае спора с работником. Отсутствие у работодателя объяснения работника по факту прогула, равно как и отсутствие требования предоставить объяснения, а также не фиксация факта отказа от получения требования, могут в случае спора привести к решению суда о незаконности увольнения и ­восстановлении работника.

Пример 4. Акт об отказе в получении требования о предоставлении объяснения Работнику даются два полных рабочих дня для дачи объяснения по факту своего отсутствия (ч.

1 ст. 193 ТК РФ). Он может в это время принести листок нетрудоспособности, написать объяснительную записку, в которой изложит уважительные причины отсутствия, или просто признаться в прогуле (Пример 5).

Кстати, указывать содержание объяснения работнику нельзя, ­единственное требование – оно должно быть оформлено в письменном виде.

Имейте в виду: отсчет двух рабочих дней не включает дату вручения требования и насчитывает два полных рабочих дня. Нельзя составить акт о не предоставлении объяснения в конце второго рабочего дня, отведенного на объяснение, поскольку он будет считаться составленным ранее отведенной даты.

Правильным будет его датировать следующим рабочим днем после истечения срока (см. Пример 6). Судебная практика Суд признал увольнение незаконным по причине нарушения работодателем процедуры фиксации отказа работника в предоставлении объяснения, а именно – в составлении акта ранее истечения двух рабочих дней с даты требования о предоставлении работником объяснения (определение Свердловского областного суда от 19.07.2012 по делу № 33-8566/2012). Пример 5. Пример объяснения по факту прогула Если же два рабочих дня прошли, а работник так и не предоставил объяснения, то работодателю придется составить акт об их не предоставлении.

Пример 6. Акт о не предоставлении объяснения.1 Этап, включающий служебное расследование, необходим далеко не всегда. Чаще всего он используется, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной или, скажем, работник отсутствует какое-то время, на связь не выходит, а потому не ясно, прогул это или причина пропуска работы все же уважительная. Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч.

1 ст. 192 ТК РФ). За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – от замечания до увольнения.

Причем ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Поэтому, если до конца не понятно, виновен ли работник в прогуле, лучше приказом создать комиссию для проведения расследования, которая составит акт служебного расследования. В нем, как правило, указывается все, что удалось установить (и хронология, и способ предъявления требования работнику о предоставлении объяснения, а также ­последующие события и выводы о виновности работника в проступке). Однако если факт прогула зафиксирован актом, от работника поступила объяснительная записка или заактирован его отказ ее предоставить и ситуация вполне очевидна, проводить расследование не обязательно.

Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности. Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений.

Как правило, представление о привлечении работника к ­ответственности производится служебным документом (Пример 7).

Пример 7. Представление о привлечении к ответственности.2 Чаще всего усложнения документооборота не требуется, и руководство принимает решение об увольнении без представления (докладной записки). Кадровой службе стоит помнить, что увольнение за прогул будет законным только при отсутствии работника на рабочем месте более ­четырех ­часов подряд и только по неуважительной причине. Судебная практика При наличии уважительных причин даже более длительное отсутствие суд прогулом не признает (см.

данные выводы в решении Лангепасского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 27.05.2013)3. Для обеспечения законности издания приказа о наказании у работодателя к моменту его вынесения должны быть следующие документы-до­казательства, которыми он сможет воспользоваться в суде в случае спора:

1. приказ о создании комиссии и проведении расследования и акт служебного расследования с перечислением произведенных комиссией действий и выводом о квалификации отсутствия работника на работе в качестве прогула (в некоторых случаях);
2. выдержки из локальных нормативных актов работодателя об установленном режиме работы (выписка из правил внутреннего трудового распорядка);
3. требование о предоставлении объяснения с подписью работника-прогульщика в получении или акт об отказе в получении / ­проставлении подписи в получении требования;
4. копии должностной инструкции работника, выписка из трудового ­договора, в которых не указан особый режим работы сотрудника, и пр.
5. график работы, указывающий, что период отсутствия являлся для прогульщика рабочими днями;
6. докладные и служебные записки относительно прогула работника;
7. табель учета рабочего времени с указанием периода прогула;
8. акт(ы) об отсутствии на рабочем месте;
9. объяснение работника или акт о непредоставлении объяснения;

Собрав перечисленные документы, можно издавать приказ о прекращении трудового договора.

Причем сделать это можно лишь в течение одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Для приказа об увольнении можно использовать форму, разработанную самостоятельно (Пример 8).

Имейте в виду, что с приказом работника надо ознакомить под ­подпись.

Если он отказывается поставить свою подпись, нужно составить акт об отказе в ознакомлении / проставлении подписи. При избрании меры наказания в виде увольнения в день прекращения трудового договора работнику необходимо выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет (ст.