Документы договорного отдела

Договорная работа: современный подход и регламентация

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах 1.1.

Представляемые юридическим лицом – резидентом: 1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

1. Устава,
2. Учредительного договора (для товариществ – во всех случаях, для других юридических лиц – в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
3. Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

1. порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;
2. органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
3. составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) – по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
4. полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации); 3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

1. протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
2. доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
3. заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) – предоставляются до подписания договора;
4. приказа о назначении на должность,

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал); 5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

1. лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
2. паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
3. кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
4. свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
5. свидетельства о государственной регистрации юридического лица,

1.2. Представляемые контрагентом – физическим лицом: 1) копия паспорта; 2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ; 3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц – индивидуальных предпринимателей); 4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом: 1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости); 2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал); 3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ: 1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости); 2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия); 3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия). Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства. 1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом: 1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости); 2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно: 1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.; 2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица – руководителя; 3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов, предъявляемые к иностранным юридическим лицам 2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

1. либо документы должны пройти процедуру проставления апостиля (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, является участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
2. либо документы могут быть иным образом удостоверены, например: торгово-промышленными палатами, нотариально (данное удостоверение возможно только в случае упразднения процедуры легализации и апостилирования в связи с заключением соглашения между РФ и иностранным государством об отмене процедуры проставления апостиля).
3. документы должны пройти процедуру консульской или дипломатической легализации (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, не является страной – участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);

2.2.

Официальные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариально заверенному переводу на русский язык. 3. Требования к доверенности 3.1. Доверенность, выданная российской организацией на своего представителя, предоставляется в виде копии, заверенной в установленном порядке (с указанием должности лица, подписи и расшифровки Ф.И.О., датой выдачи), если она не совершена в нотариальной форме.

3.2. Доверенность, исходящая от иностранного юридического лица, нотариально заверяется, указывается ее номер, дата выдачи.

На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью. 3.4. Главы представительств, филиалов действуют исключительно на основании доверенности.

Все иные сотрудники юридического лица за исключением единоличного исполнительного органа также действуют на основании доверенностей или решения собрания, договоров, в которых указаны полномочия указанных лиц. Полномочия в вышеуказанных документах формулируются организациями самостоятельно в произвольной форме.

4. В случае совершения сделки с недвижимым имуществом дополнительно запрашиваются 1) справка о балансовой и остаточной стоимости объекта; 2) нотариально заверенная копия свидетельства о внесении в реестр недвижимого имущества; 3) подготовленный в соответствии с законодательством РФ об оценочной деятельности отчет об оценке рыночной стоимости объекта, произведенной не ранее, чем за 3 месяца до его представления; 4) заверенные в установленном порядке копии документов технического учета (технического паспорта, поэтажного плана и экспликации); 5) справка о принадлежности имущества к памятникам истории и архитектуры; 6) нотариально заверенные копии правоустанавливающих документов на земельный участок, на котором расположен объект недвижимого имущества; 7) копия кадастрового плана земельного участка под объектом недвижимого имущества или ситуационный план (при отсутствии кадастрового плана), копия кадастрового плана земельного участка – объекта сделки; 8) сведения об обременениях недвижимого имущества с приложением копий соответствующих документов.

5. В случае необходимости проверяющим контрагента подразделением запрашиваются и иные документы (в виде оригиналов или заверенных копий).

Положение о договорной работе на предприятии

10358 – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

1. Бесплатная загрузка
2. Бланк и образец
3. Онлайн просмотр
4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора. По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей. Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами.

Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы. Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания. Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации. Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании.

Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании.

Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

1. урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
2. порядок разработки договора;
3. назначение ответственных лиц.
4. порядок текущей работы с контрагентами;
5. преддоговорные отношения с контрагентами;

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании. Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Оформить ее можно двумя способами:

• внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;
• указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;

Также обязательно надо поставить дату визирования. Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

1. в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.
2. во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
3. в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Договорной отдел

Вид курсовая работа Язык русский Дата добавления 27.12.2015 Размер файла 3,4 M Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Страница:

1. 1

Размещено на http://www.allbest.ru/ Содержание

1. 2.

   Внесение изменений

2. Введение
3. Заключение
4. 1.

   Общие положения

5. 3. Извещение об изменении
6. Список используемых ресурсов

получать аккредитацию на электронной торговой площадке; 2.

предоставлять Оператору ЭТП необходимые документы и сведения; 3. подписывать необходимые документы, заявления и формы средствами ключа электронной цифровой подписи.

4. осуществлять регистрацию на открытых аукционах (конкурсах, запросахкотировок) в электронной форме; 5.

подавать и отзывать заявку на участие в открытом аукционе (конкурсе, запросекотировок) в электронной форме; 6.

подавать ценовое предложение в открытом аукционев электроннойформе; 7. представлять [наименование организации] во всех отношениях сОператором Электронной торговой площадки; 8. подавать запросы на разъяснения положений документации об аукционе (конкурсе, запросекотировок) в электронной форме и результатов аукциона (конкурса, запроса котировок) в электронной форме; 9.

подавать жалобы в уполномоченные на рассмотрения жалоб органы; 10. подписыватьконтракты от имени [наименованиеорганизации] средствами ключа электронной цифровой подписи; 11.

совершать иные действия, необходимые для исполнения настоящегопоручения.

Настоящая доверенность выдана сроком на [значение] ([значение прописью]) год (а) без права передоверия. Образец подписи [Ф.И. О.] [подпись] удостоверяю Генеральный директор [подпись] / [Ф.И.

О.] / М.П. РЕКОМЕНДАТЕЛЬНАЯФОРМА (еслисуммасделкинепревышает25%балансовойстоимостиактивов) [Наименование и реквизиты юридического лица] РЕШЕНИЕ № [полное наименование юридического лица] в лице генерального директора [Ф.И. О.], [паспортные данные], приняло решение одобрить и совершить по результатам открытых аукционов в электронной форме сделки от имени [полное наименование юридического лица], максимальная сумма одной такой сделки не должна превышать [сумма цифрами] ([суммапрописью]) рублей.

В соответствии со ст. [значение] устава [полное наименование юридического лица], ст.

[значение] федерального закона [номер ФЗ в соответствии с организационно-правовой формой] и данными бухгалтерской отчетности за [чило, месяц, год] (общая стоимость активов предприятия составляет [сумма] рублей), максимальная сумма [сумма цифрами] не превышает 25% стоимости активов общества, определенной на основании данных бухгалтерской отчетности за последний отчетный период, предшествующий дню принятия решения, и не требует одобрения общего собрания участников общества. Генеральный директор [подпись] / [Ф.И. О.] / М. П. РЕКОМЕНДАТЕЛЬНАЯФОРМА (еслисделкисовершаютсявпроцессеобычнойхозяйственнойдеятельностипредприятия) Жалоба на действия заказчика, конкурсной, аукционной или котировочной комиссии.

1. Заказчик: Федеральное агентство по пчеловодству.

Адрес: г. Москва, 117997, М-93, ГСП-8, Люсиновская улица, д.59, тел: (499) 383-16-84. Фамилии, имена, отчества членов конкурсной, аукционной или котировочной комиссии, действия (бездействие) которых обжалуются: члены конкурсной комиссии: Председатель Иванов В.В., Петров А.А., Сидоров И.И., Козлова Н.

3. Адрес официального сайта на котором размещена информация о размещении заказа: www.zakupki.gov.ru 4.

Номер извещения: № 12453/11111/123 Наименование открытого аукциона:

«Выполнение работ по реконструкции и техническому оснащению зданий и сооружений»

Дата опубликования извещения о проведении открытого аукциона: 12 мая 2012 года. 5. Обжалуемые действия Заказчика, Аукционной комиссии с указанием норм Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ

«О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»

которые, по мнению Заявителя нарушены: неправомерный отказ Заявителю в допуске к участию в открытом аукционе, что нарушает часть 2 статьи 12 Закона о размещении заказов. 6. Доводы жалобы: (к жалобе должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность доводов жалобы, и составлен полный реестр прилагаемых документов) 7.

Приложения: Подпись* Печать * Жалоба должна быть подписана участником размещения заказа, подающим ее, или его представителем. К жалобе, поданной представителем участника размещения заказа, должны быть приложены доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия лица на подписание жалобы.

. Страница:

1. 1

1. Понятие и функции договора, его признаки. Классификация договоров в зависимости от характера распределения прав и обязанностей между сторонами. Положение об организации договорной работы на предприятии.

   Особенности регистрации и хранения договоров.курсовая работа [109,3 K], добавлен 13.10.2017

2. Методы внесения изменений в организационные структуры управления субъектов предпринимательской деятельности.

   Теория системы информационных связей на предприятии.

   Внедрение нового структурного подразделения. Оценка эффективности функционирования.курсовая работа [129,8 K], добавлен 16.06.2009

3. Общественные организации, с которыми взаимодействует отдел по работе с общественными организациями и объединениями.

   Контрактно-договорные отношения, документация, схема организации контрактов.

   Разработка программы совершенствования деятельности отдела.отчет по практике [38,8 K], добавлен 02.04.2012

4. Работа по заключению и исполнению договоров. Составление регламента договорной работы.

   Роль руководителей, юристов и иных сотрудников в договорной работе. Оценка рисков договорного процесса, экспертиза налоговых последствий и оптимизации налогообложения.отчет по практике [30,1 K], добавлен 20.12.2010

5. Особенности организационной и управленческой деятельности организации.

   Подготовка, проведение и ключевые ситуации переговоров с клиентами и поставщиками, основные этапы и регламентация договорной работы. Управление составлением и оформлением договоров.отчет по практике [36,0 K], добавлен 23.12.2010

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.Рекомендуем . © 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены

Договорной отдел — организация работы

К сожалению в настоящий момент сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна (менеджеры по продажам, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции.

В результате страдает качество договорной работы. Реальность же требует от организаций правильно построенную систему договорной работы.

Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее адекватных деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.

Для серьезных организаций не обойтись без организации специализированных договорных отделов и юридических служб. Хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность. В этом особенно заинтересованы крупные компании, получающие значительную долю прибыли от поставок.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

1. Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот.
2. Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.
3. Обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
4. Консалтинг.
5. Разработка рабочих и по .
6. Внедрение системы автоматизации договорной работы.
7. Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений.
8. Разработка форм договоров и отчетной документации.

Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов. Гораздо легче предотвратить ошибки, чем их исправлять.

Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов.

Таким образом договорной отдел является ключевой единицей в бесперебойной работе предприятия как единого организма. При наличии же автоматизированной , работа договорного отдела может быть переведена на качественно новый уровень. Связанные материалы: Другие статьи по теме:

Работа с договорами.

На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу. Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный.

Но это в корне не верно. Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.СЭД — система , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков.

После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования. Если все сделано правильно, то в организации:

1. Повыситься качество претензионной работы;
2. Оптимизируются сроки каждой процедуры;
3. Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает.
4. Юридически договоры будут более грамотно составленными;
5. Снизятся риски;

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами.

Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор.

Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.В Положении предусмотрите несколько разделов:

1. Контроль за сделкой;
2. Порядок подписи;
3. Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
4. Согласование;
5. Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
6. Хранение и .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.Определите формат проекта договора.

Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать. Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать.

Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

1. Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
2. Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
3. Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
4. В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
5. На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента. Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к.

здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий.

По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа.

В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает. Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2023 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.У предоставленных полномочий есть границы и сроки.

Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный .

Снизить риски работы с договорам позволяет . Первый этап автоматизации — подготовка договора.

Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры.

На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора.

Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима.

Это значительно упрощает процесс согласования.После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД . Вот только несколько ее преимуществ:

1. Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
2. Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.
3. Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
4. Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
5. Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
6. Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
7. Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;

— это не только сервис для работы с договорами, но и . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате.

Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке. : Теги: Пост написан компанией Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.

Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка» Облачный сервис электронного документооборота. профессиональное решение, которое позволяет обрабатывать и хранить документы в удаленном режиме, без существенных операционных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ инфраструктуры.

1. 9
2. 1 767 охват за месяц Пользователи, заинтересованныев материалах компании 10 780 за все время

Составлен на основе интереса пользователей «Клерка» 57 место Все компании

Положение о договорном отделе

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Обязанность ссудополучателя нести расходы по коммунальному обслуживанию помещения, предусмотренная условиями спорных договоров безвозмездного пользования, заключенных между Отделом МВД РФ (ссудополучателем) и ссудодателем, и вытекающая из положений статьи 695 ГК РФ, установлена в отношениях с ссудодателем, а не с исполнителем коммунальных услуг (обществом), который не является стороной названных договоров. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Исходя из доказанности факта оказания истцом услуг и непредставлением доказательств, свидетельствующих об отсутствии у ответчика денежного обязательства по оплате оказанных услуг в рамках спорных заявок, апелляционный суд правомерно частично взыскал задолженность по договору транспортной экспедиции, обоснованно указав, что с учетом срока на досудебное урегулирование настоящего спора, исходя из положений статьи 12 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», даты получения претензии и срока ответа на нее (15 дней), учитывая время, когда согласно отметке отдела делопроизводства исковое заявление подано в суд, в связи с чем в удовлетворении иска о взыскании с ответчика долга в части отказал, поскольку данные требования предъявлены истцом за пределами срока исковой давности.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Вы можете включить соответствующий раздел в положение о договорной работе. Учет договоров может вести какой-то один отдел (например, юридический) или все отделы, которые участвуют в договорной работе. В последнем случае каждый отдел будет отвечать за учет договоров, которые касаются его деятельности.

Если учет будут вести несколько отделов, то в положении о договорной работе укажите, какой отдел какие договоры должен регистрировать. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:При значительном объеме договорно-правовой работы именно на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учета договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и пр., а также оперативному систематизированному хранению всех этих договорных документов, мониторингу сроков их хранения и своевременной передаче их на архивное хранение, выдаче копий договоров и их подлинников по запросам как проверяющих лиц, так и сотрудников самой компании и т.д. Указанные задачи обычно фиксируются в положении о договорном отделе и более обобщенно — в положениях о вышестоящих по оргструктуре компании подразделениях, а конкретные трудовые действия работников договорного отдела расписываются в должностных инструкциях и/или трудовых договорах.

Кто такой специалист по договорной работе?

22 декабря 2020139 прочитали1 мин.304 просмотра публикацииУникальные посетители страницы139 прочитали до концаЭто 46% от открывших публикацию1 минута — среднее время чтенияДоговорная работа – достаточно ответственная деятельность для большинства компаний, которые выступают заказчиками услуг, поставщиками, работают с контрагентами для достижения различных целей бизнеса. Как правило, для того чтобы система работы с договорами была налажена правильно и безопасно, необходимо доверять ее компетентному специалисту. Кто такой специалист по договорной работе, чем конкретно он занимается и где его найти, расскажем в данной статье.Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование.

Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге.

Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу.

Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.Юридическое направление в договорной работе основано исключительно на правовом сопровождении данного процесса.

При незначительном объеме, она может выполняться в рамках текущей деятельности юридического отдела. Если же вам нужно оформление и составление договора, но у вас нет такого сотрудника, можно обратиться в стороннюю юридическую компанию, которая займется договорной работой вашего бизнеса.Услуги юриста по договорной работе будут включать в себя проверку данных, заключение договоров и минимизацию рисков их неисполнения, а именно:

1. анализ соглашения на соответствие законов РФ, на соблюдение прав и интересов заказчика;

1. создание шаблонов договоров для компании при повторяющихся сделках.
2. выявление возможных дополнительных условий для осуществления сделки;

Без грамотно налаженной работы с договорами может возникнуть ряд ситуаций, когда бизнес понесет разного роды убытки.

Столкнуться с ними может практически каждая компания. Задача грамотного юриста предотвратить такие сделки и избежать возможных последствий.

1. Сотрудничество с недобросовестным контрагентом, который использует мошеннические схемы;
2. Неправильно составленные документы. Во многих случаях неправильно оформленные договоры могут привести к негативным последствиям, таким как ущемление прав одной из сторон соглашения;
3. Признание договора недействительным.

Сторонняя юридическая организация сможет оказать более компетентную помощь при составлении договоров и документов, которые необходимы для сотрудничества с партнерами. Во-первых, юридическая компания имеет в штате узкоспециализированных сотрудников, которые работают только по договорной работе.