Опись документов в личном деле работника бланк

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. 28 января 2020 Автор: Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях.

Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации.

Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

д. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

• .
• .
• .
• (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением ).
• .
• .

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

1. ;
2. ;

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно.

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

. Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

Оно ведется в единственном экземпляре.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке.

Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы.

Документы, связанные с:

1. оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
2. собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
3. увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и и т.

д. Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале.

Его форму можно разработать самостоятельно.

Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в , и заполняется на протяжении всего времени его ведения. В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации.

Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты.

Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения. Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито.

При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия. Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив.

Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку. Об авторе статьи Полозкова Майя Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Типовая программа нулевого травматизма — это свод правил, выполнение которых даст работодателю возможность снизить уровень травматизма и профзаболеваемости на предприятии.

Следовать ему — значит провести сложную работу по применению специального инструментария, который позволит достичь запланированных показателей. 14 октября 2020 Приложение 7-травматизм — это особая расшифровка к основной форме статистической отчетности о травматизме работников на производстве. Росстат в очередной раз обновил форму бланка.

Расскажем, как правильно заполнить отчетность за 2020 год. 30 января 2020 Журнал-ордер — это особый учетный регистр для ведения бухучета.

Рассказываем, для чего нужны журналы-ордера и в чем особенность заполнения каждой формы. 27 января 2020 Каждое событие в финансово-хозяйственной жизни организации должно быть подтверждено документально и отражено в установленном порядке на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Расскажем о ключевых особенностях документального оформления операций хозяйственной деятельности компании.

26 января 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Как составить опись документов в личном деле: образец

Автор: 08.01.2021 Актуально на 8 января 2021 Время для прочтения: 4 минуты Прочитано: Сохранить статью Содержание Составлять опись документов личного дела работника необходимо для регистрации и контроля последующей сохранности включенных в него документов. Типовой формы такого документа нет, поэтому компаниям нужно самостоятельно ее разрабатывать. И составляя опись личного дела в свободной форме, нужно обязательно включить в нее минимально необходимый объем реквизитов.

Рассказываем про образец опись личного дела + скачать бланк. Сразу после начала формирования папки с документами трудящегося необходимо поместить в личное дело новый бланк описи. По сути, она выполняет функцию реестра документов, подшиваемых в папку ответственными сотрудниками.

При начале формирования дела в нее вписывают первые принятые от работника и помещаемые на хранение документы.

Впоследствии при добавлении новых сведений на бумажном носителе их регистрируют в ней. В результате обеспечивается полноценный учет поступающей в дело документации. Записи в опись вносят, как правило, вручную, так как невозможно заранее знать количество и перечень документов, помещаемых в личное дело.

Новые записи добавляют в хронологическом порядке – по мере поступления новых документов. Как правило, вначале внутренняя опись личного дела содержит сведения о документах на прием и личных данных работника.

Затем в ней регистрируют документы, связанные с текущей деятельностью, а в последних строках будут данные об оформленном увольнении.

1. даты создания и подшивки документов;
2. порядковый номер листа в деле, которому соответствует документ;
3. при необходимости вносят примечания.
4. порядковый номер документа, помещаемого в дело;
5. индекс документа (если присвоен);
6. название документа;

Каких-то сложностей с оформлением номеров, дат и индексов не возникает.

В конце последней ее страницы указывают итоговое количество порядковых номеров записей и листов описи. Кроме того, здесь же ответственное лицо после завершения личного дела (чаще всего при увольнении работника) ставит должность, подпись и ее расшифровку.

Завершенную опись сдают вместе с остальными документами личного дела в архив. Типового утвержденного бланка описи нет.

На практике можно использовать форму, приведенную в уже не действующем к Основным Правилам работы архивов организаций (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Бланк для разработки своей внутренней формы описи можно скачать ниже по ссылке. Заполнение этого документа не должно вызывать трудностей даже у начинающего специалиста.

Однако для лучшего понимания порядка его оформления ниже приведен образец описи документов в личном деле работника компании.

29.04.2020 13.04.2020 30.07.2020 20.08.2020 17.11.2020 13.01.2021 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2021 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"]

Вы здесь:

Правила формирования личного дела сотрудника Документы, Кадровые01.03.2016publisher В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках.

Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оглавление статьи

1. 3 Документы, включаемые в личное делопроизводство
2. 2 Оформление и ведение личного дела
3. 4 Образец заполнения титульного листа и описи личного дела
4. 1 Понятие личного дела
5. 5 Бланки для формирования личного дела и образцы

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении.

Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д. Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.

Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам. Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах.

Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности. Важно! Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое согласие на обработку персональных данных.Оформление и ведение личного дела Папка на работника открывается в момент его приема.

Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника.

Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается.

Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения. По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т.

д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку.

После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении. Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек. Образец заполнения титульного листа и описи личного дела На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения.

В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи. В центральной части документа заполняется Ф.И.О.

сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения.

При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется. Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках.

Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц. В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи.

Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи. Предыдущая запись Новая Форма 2-НДФЛ с 2016 года Следующая запись Журнал учета трудовых договоров

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью.

При этом оформляются их внутренние описи. Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять.

Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника.

Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись.

В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы.

Причин для этого несколько:

1. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
2. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
3. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике. За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

1. Опись может составляться вручную или печататься.
2. При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
3. Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
4. Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
5. Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
6. Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
7. Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

1. Название документа.
2. Регистрационный номер.
3. Примечание.

   Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

4. Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
5. Порядковый номер.
6. Дата оформления.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

1. Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
2. Количество страниц описи.
3. Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела».

   Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность.

   В больших компаниях упоминается структурное подразделение.

4. Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
5. Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

1. ;
2. .
3. ;

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

1. .
2. ;

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них.

В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Как делать опись дел по личному составу

Автор: 13.01.2021 Актуально на 13 января 2021 Время для прочтения: 6 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание Для обеспечения полноценного учета и сохранности документов по персоналу необходимо ежегодно составлять опись дел по личному составу предприятия. Официальных требований ни к форме, ни к содержанию такого регистра не установлено, поэтому компании вправе самостоятельно определять его параметры.

Вместе с тем, наличие подобного реестра обязательно.

• Проводить ежегодную экспертизу ценности документов ( Правил).
• На основе проведенной оценки формировать описи дел по личному составу и обеспечивать их сохранность ( Правил).

Описи должны составлять все компании, независимо от того, являются ли они источниками формирования госархивов.

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации ( ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

1. распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
2. переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
3. организационно-правовая документация (инструкции, положения).

Все журналы для регистрации и учета включают в состав документации по личному составу.

Они должны быть поименованы в описи.

Лучше составлять одну опись дел по личному составу за каждый год. Однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать один подобный реестр за несколько лет. Законодательно не регламентировано, составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации.

Организации нужно самой принимать такое решение. Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3-х экземплярах ( Правил). Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно: ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

В качестве бланка описи дел по личному составу рекомендуем использовать форму из к Приказу № 526. Законченная опись подписывается ответственным за ее заполнение работником и сотрудником архива. Ниже представлен образец заполнения описи дел по личному составу компании.

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность.

Опись составляют по тем же правилам. Единственное отличие в том, что в качестве заголовков таких дел указывают Ф.И.О. сотрудника. Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи.

В этом случае все листы описи нумеруют.

Сшитый журнал заверяют подписью и печатью ответственного лица.

В большинстве компаний, поскольку они не участвуют в формировании госархива, описи дел по личному составу согласовывают только специально созданной для этого экспертной комиссией. Она оценивает описи после проведения экспертизы ценности документов. В совсем маленьких организациях описи по итогам года можно сразу подавать на подпись директору.

В результате 3 экземпляра утвержденной руководителем описи личных дел распределяют так:

1. один – в ответственный за составление отдел;
2. последний – остается у работника архива для текущей работы.
3. один – помещают непосредственно в первое дело;

20.08.2020 23.10.2020 25.01.2021 08.01.2021 30.07.2020 13.01.2021 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2021 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"]

Личное дело работника – как его правильно оформить

/ / 548 Просмотров Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера.

Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров. Содержание статьи

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска .

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов. Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии.

Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя. В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

1. Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
2. Справки с прежних мест работы и т. д.
3. , ;
4. ;
5. Справки об отсутствии судимости.
6. Копия военного билета (при наличии)
7. Резюме кандидата, , или же ;

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

1. (экземпляр компании);
2. .
3. Договор о материальной ответственности;
4. ;

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

1. Заявление о предоставлении вычетов;
2. Справки о последующих медосмотрах;
3. Должностная инструкция;
4. Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
5. ;
6. Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
7. ;
8. Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
9. Документы по аттестации или повышении квалификации работника;

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись. в формате Word. в формате Word.

, в формате Word. Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу.

Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию. Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

1. Подшивка или переплет документов дела.
2. Заполнение внутренней описи;
3. Оформление листа-заверителя дела;
4. Заполнение титульного листа (обложки);

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник.

В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В частности, здесь отмечаются:

1. Вшитые крупноформатные листы;
2. Листы с фотографиями;
3. Пропущенная нумерация страниц;
4. Литерные номера листов;
5. Конверты с подшитыми вложениями в них;
6. Поврежденные листы

Внимание!

Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело.

Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления. В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими.

При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет. Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение.

Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно. Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела.

Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата. Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ.

При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

1. По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.
2. По алфавиту;
3. По структурным подразделениям;

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых. Важно! В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет.

При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно. Личные дела на руки работникам не выдаются.

Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны. Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т.

д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде. Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании.

Тэги 02.06.2017 09.03.2017

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования.

Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться.

В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации. Как выглядит образец заполнения документа?

Вначале прописывают заголовок.

Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле.

Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор. Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

• Номера листов дела.
• Заголовок.
• Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата причины, прочие примечания).
• Регистрационный индекс.
• Дата составления.
• Порядковый номер документа.

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ.

Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой. Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема.

Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы.

Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе. Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

1. внесение только достоверной и точной информации;
2. хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).
3. отсутствие ошибок и исправлений;

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки.

Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером. Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует.

Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

1. название организации;
2. список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
3. данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
4. количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли.

При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

1. кадровому специалисту;
2. секретарю.
3. руководителю организации;

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи.

В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов. На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам.

Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

1. к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.
2. к личным делам;

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается.

Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются.

С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла. Таким образом, внутренняя опись это бланк, представляющий собой перечень наименований и реквизитов документов, содержащихся в личном деле.

В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов. В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

Инструкция: составляем внутреннюю опись документов личного дела работника

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Внутренняя опись документов дела — это форма, в которую вносят информацию о трудовой деятельности сотрудника.

Работодатель организует с ее помощью строгий учет сведений по каждому работнику. 19 октября 2020 Автор: в формате Word Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника. Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг.

Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии.

Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание». Ответственный за эту процедуру сотрудник, прежде чем составить внутреннюю опись документов дела, определяет необходимость ее формирования.

Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:

1. если документацию хранят в архиве учреждения постоянно или более 10 лет;
2. если используется простое наименование «Личное дело» (неясно, какая в нем содержится документация и в каком количестве).

Сроки хранения документации изменились в октябре 2020 года!

Проверьте себя с помощью . , чтобы прочитать. к Правилам, утвержденным , установлена форма внутренней описи документов дела, которую применяют в учреждениях. Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя.

Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации. Указывают следующую информацию:

1. число имеющихся листов.
2. индекс по регистрации;
3. порядковый номер;
4. название;
5. дата;

Ответственный сотрудник, то есть тот, кто подписывает внутреннюю опись документов дела, осуществляет нумерацию и указывает количество листов (их нумеруют отдельно от листов личного дела), ставит подпись.

Если в деле бумага не подшита, ее подклеивают изнутри к его обложке. Эксперты КонсультантПлюс подготовили .

Дарим бесплатный доступ к нему на два дня — скачайте все, что нужно. , чтобы прочитать. Для оформления используют листы А4. В заголовке указывают название организации и данные работника.

Оформленный в соответствии с требованиями пример внутренней описи документов дела содержит необходимые сведения: Наименование раздела Содержание (что указывают) № п/п Порядковый номер в деле Дата Дата составления и утверждения Номер Индекс по организации Наименование Заголовок Номера листов дела Порядковые номера Примечание Информация о том, является ли бумага подлинником или копией После таблицы ответственный сотрудник:

1. удостоверяет сведения (указывает должность и ставит личную подпись).
2. прописью указывает число бумаг в деле работника;

Вот как выглядит образец внутренней описи документов, находящихся в деле, заполненный по правилам. Перечень документов дела работника ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Викторовой Виктории Викторовны № п/п Дата Номер Наименование Номера листов дела Примечание 1 03.08.2020 5 Трудовой договор 1–9 Оригинал 2 03.08.2020 5-п Приказ о приеме на работу 10 Копия 3 20.08.2020 14-вх Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы 11 Оригинал 4 21.08.2020 18 Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы 12 Копия 5 Специалист по кадрам Александрова А. А. Александрова Делопроизводство содержит два понятия, которые касаются списка личных дел: внутренняя опись дела для сдачи в архив и список дел.

Различия такие: Вид Признак Примечание Перечень из дела Содержит перечень бумаг, включенных в дело работника Пример — список бумаг из дел работников отдела кадров учреждения Хранится в деле Список дел Представляет собой перечень самих дел Пример — список дел, направленных на архивное хранение в 2020 году Подшивают отдельно, хранят у ответственного работника Таким образом, внутренняя опись дела содержит информацию о бумагах, хранящихся в деле работника, а перечень дел является пакетом самих дел.

Об авторе статьи Иванова Наталья Специалист по кадрам, юрист В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист.

В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Заявление на перевод ребенка в другой сад — это документ, которым родитель или опекун инициирует смену дошкольного учреждения для сына или дочери. Подается такая бумага в муниципальный орган власти по вопросам образования, который должен выдать направление в ДОУ.

6 августа 2020 Характеристика школьника для поступления в вуз — это документ, в котором описывают основные личностные качества и индивидуальные достижения ученика. Она нужна не всегда, а только по требованию университета. 13 июля 2020 Журнал выдачи масок и перчаток сотрудникам при коронавирусе — это документ, в котором работодатель ведет учет предоставленных работникам средств индивидуальной защиты, фиксирует, кому и в каком количестве они были переданы.

27 июля 2020 Приказ о работе сотрудников в период коронавируса — это документ, который устанавливает порядок труда работников компании во время пандемии.

Таким распоряжением сопровождается как перевод штата на удаленную работу, так и его возвращение в офис.